Sperrvermerk u.Vertraulichkeitserklärung in Abschlussarbeiten

Der Sperrvermerk, auch Vertraulichkeitserklärung genannt, wird wissenschaftlichen Arbeiten – Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Doktorarbeit – hinzugefügt, wenn darin vertrauliche Daten enthalten sind. Dies ist dann der Fall, wenn etwa aufgrund der Zusammenarbeit mit einem Unternehmen sensible Informationen in der Abschlussarbeit thematisiert worden sind. Diese Daten werden durch eine Vertraulichkeitserklärung vor einer Einsichtnahme der Öffentlichkeit geschützt.

Sperrvermerk in der Bachelorarbeit oder Masterarbeit

Je nach gewähltem Studiengang und der jeweiligen Hochschule, an der Studierende eingeschrieben sind, ergibt sich im Laufe des Studiums die Möglichkeit, mit Unternehmen zu kooperieren. Im Rahmen studentischer Abschlussarbeiten – also Bachelorarbeit oder Masterarbeit, Diplom- oder Magisterarbeit – kann mit einem Unternehmen zusammengearbeitet werden, um eine möglichst praxisnahe, für die weitere Unternehmenswicklung sinnvolle Fragestellung zu bearbeiten. Es wird beispielsweise etwas für das Unternehmen entwickelt oder unter Zuhilfenahme wissenschaftlicher Vorgehensweisen erforscht. Die geplanten Ergebnisse der Arbeit werden bereits zu Beginn klar definiert – wichtig ist dabei:

Die zu erzielenden Ergebnisse dürfen nicht zu umfangreich sein – sie müssen in den Grenzen, die durch die Anforderungen an die wissenschaftliche Arbeit vorgegeben werden, erreicht werden können (z. B. Zeitfrist für das Verfassen der Arbeit, Vorgaben zu Minimal- und Maximalumfang).
Die definierten Ziele müssen wissenschaftlichen Ansprüchen genügen – sie müssen klar festgelegt sein und im Sinne der Hochschule für das Niveau des angestrebten Abschlusses (Bachelor- bzw. Masterniveau) angemessen sein.
Nicht zuletzt sollen die erzielten Ergebnisse auch für das kooperierende Unternehmen einen Mehrwert bieten, sodass die Zusammenarbeit aus Sicht der Firma sinnvoll ist.

Sperrvermerk in der Doktorarbeit

Auch im Rahmen des Verfassens einer Dissertation kann ein Sperrvermerk relevant sein. Genau wie im Falle der Bachelor- oder Masterarbeit ist auch bei der Doktorarbeit eine Vertraulichkeitserklärung dann wichtig, wenn die Themenstellung in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen entwickelt und bearbeitet wurde. In diesem Zusammenhang oder auch unabhängig von einer Unternehmenskooperation kann ein Sperrvermerk auch dann wichtig sein, wenn die Anmeldung eines Patents geplant ist oder dieser Prozess bereits begonnen wurde. Liegt ein solcher Fall vor, ist es essenziell, die in der Doktorarbeit enthaltenen Informationen zu schützen. Die Pflichtexemplare der eingereichten Dissertation können dann zwar trotzdem in der Universitätsbibliothek der Hochschule verwahrt werden, sie dürfen jedoch nicht öffentlich zugänglich gemacht werden.

Hinweis

Ein wichtiger Teil des Promotionsverfahrens ist die Veröffentlichung der Doktorarbeit im Sinne der Promotionsordnung. Da ein Sperrvermerk die Veröffentlichung untersagt, kann in Fällen, in denen eine solche Vertraulichkeitserklärung in der Dissertation enthalten ist, von Universitäten von dem Recht Gebrauch gemacht werden, die offizielle Verleihung des Doktortitels bis zum Ende der in der Vertraulichkeitserklärung definierten Sperrfrist auszusetzen. Der Doktortitel darf dann durch die Studierenden noch nicht geführt werden.

Besonderheiten und Wissenswertes zu Sperrvermerken

Die Vertraulichkeitserklärung in einer wissenschaftlichen Arbeit hat immer einen bestimmten Gültigkeitszeitraum, die sogenannte Sperrfrist. So kann mit dem Unternehmen und der Hochschule beispielsweise eine Sperrfrist von zwei oder fünf Jahren vereinbart werden. Wenn der Sperrvermerk aufgrund eines angemeldeten Patents verwendet wurde, ist es möglich, die Universität bzw. die Hochschulbibliothek zu informieren, sobald die Patentanmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Der genaue Inhalt einer Vertraulichkeitserklärung kann – auch über die individuell festzulegende Sperrfrist hinausgehend – variieren. Enthalten sein müssen darin in jedem Fall:

Informationen über den Grund für den Sperrvermerk – etwa durch Nennung des Unternehmens, mit dem kooperiert wurde.
Festlegung von Ausnahmen für die ansonsten verbotene Einsicht in die Arbeit – beispielsweise ausdrückliches Gestatten der Einsichtnahme für die Gutachter der Arbeit und den an der Bewertung beteiligten Prüfungsausschuss.
Angabe der Sperrfrist – Information über den Zeitraum und den Ablauf der Gültigkeit des Sperrvermerks.

Hinweis

Mit einem Sperrvermerk wird die Veröffentlichung einer wissenschaftlichen Arbeit untersagt. In dringenden Fällen kann mit dem Unternehmen, mit dem kooperiert wurde, vereinbart werden, dass die enthaltenen Unternehmensdaten in der Arbeit vor Veröffentlichung geschwärzt werden. In einem solchen Fall ist jedoch unbedingt Rücksprache mit dem Unternehmen zu halten.

Beispiele und Vorlagen für Sperrvermerke

Sperrvermerke können je nach der vorliegenden Situation unterschiedlich formuliert werden. Teilweise werden sie von dem kooperierenden Unternehmen vorgegeben. Einige Vorlagen für mögliche Sperrvermerke in der Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation sind in folgenden Beispielen zu finden.

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Bsp. 1: