Formatierungsregeln für die Doktorarbeit

Von Richtlinien und Konventionen

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Eine wichtige Grundregel, die normalerweise beim Schreiben einer Doktorarbeit gilt, ist, dass es keine verbindlichen Richtlinien für die konkrete Formatierung der Arbeit gibt. Allerdings gilt dies nur mit Einschränkungen: Zum einen kann es in einzelnen Fällen durchaus möglich sein, dass eine Hochschule konkrete Vorgaben bezüglich der Formatierung der Doktorarbeit macht. Zum anderen bestehen, auch wenn es keine festen Richtlinien gibt, oft Gepflogenheiten oder Konventionen, die in Bezug auf eine akzeptable Formatierung gelten.

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Hinweis

Der erste und wichtigste Ansprechpartner für alle Fragen rund um die bevorzugte Formatierung der Doktorarbeit ist immer die Betreuerin bzw. der Betreuer der Doktorarbeit. Auch wenn dessen oder deren Vorgaben von jenen des Fachbereichs der Universität abweichen, sollten sie eingehalten werden. Getroffene Absprachen mit der Doktormutter oder dem Doktorvater können verschriftlicht festgehalten werden.

So ist oftmals je nach betreffendem Fachgebiet oder teilweise auch in dem speziellen Institut der Universität ein bestimmter Formatierungsrahmen Usus: Was in dem einen Fachgebiet ganz gewöhnlich sein kann, wird ggf. in einem anderen Fachgebiet als ungewöhnlich bis hin zu falsch angesehen. Fragen bezüglich der Formatierung der Doktorarbeit hängen somit immer auch davon ab, welcher Doktortitel erlangt werden soll, also in welchem Fachgebiet die Promotion erfolgen soll. Bestehen in dem gewählten Fachgebiet Konventionen – dies ist beispielsweise in der Medizin oft der Fall –, dann sollten diese selbstredend berücksichtigt werden.

Wenn hingegen keinerlei konkrete Vorgaben oder Empfehlungen bestehen, werden die zu treffenden Formatierungsentscheidungen durch die resultierende Gestaltungsfreiheit nicht unbedingt erleichtert: Bei jeder getroffenen Entscheidung für eine bestimmte Formatierung ist in gewisser Weise fraglich, ob diese als korrekt gilt oder in dieser Form tatsächlich weniger gern gesehen wird – oder sogar (ggf. speziell in dem betreffenden Fachbereich) unpassend ist.

Oft bewähren sich bei stärker ausgeprägter gestalterischer Freiheit klassische und schlicht gehaltene Formatierungen. Keinesfalls sollten nicht bestehende Vorgaben oder Empfehlungen mit einem Freifahrtschein in Bezug auf experimentelle Formatierung gleichgesetzt werden. Ebenso wie PowerPoint-Folienübergänge sparsam eingesetzt werden sollten, sollte eine Dissertation nicht formatiert sein wie eine Einladung zum Kindergeburtstag. Für lange Texte – und nichts anderes ist eine Doktorarbeit im Grunde – sollte eine Schriftart mit Serifen gewählt werden. Ein gewisser Zeilenabstand sollte vorhanden sein, aber wiederum nicht so breit, dass es wirkt, als sollte der Platz auf der Seite um jeden Preis gefüllt werden. Der Seitenrand sollte ebenfalls nicht zu breit ausfallen. Der Text sollte nicht zu kompakt dargestellt werden, aber die notwendige Auflockerung sollte auch nicht überhand nehmen.

Kurz gesagt: Die Arbeit muss leicht und angenehm lesbar sein. Dafür muss mit der Formatierung gesorgt werden. Schöne Ausstaffierung oder gar eine farbige bis bunte Hervorhebung von Elementen ist hingegen nicht bzw. nur in besonderen Ausnahmefällen Teil der einer Dissertation angemessenen Gestaltung.

Übersicht

ormatierungsentscheidungen für die Doktorarbeit

Generell sollten zusammengefasst also die folgenden grundlegenden Überlegungen im Hinblick auf die Formatierung der Doktorarbeit Berücksichtigung finden:

  • Überprüfung des Vorhandenseins von Richtlinien oder Empfehlungen
    (Recherche von Regeln und Konventionen des gewählten Fachgebiets)
  • Rücksprache mit der Betreuerin bzw. dem Betreuer der Arbeit
    (Treffen von Formatierungsentscheidungen nach Anweisung oder Empfehlung)
  • Zurückhaltung bezüglich der Formatierung, sofern Gestaltungsfreiheit besteht
    (Schlichtheit und Lesbarkeit als wichtigste Prämissen bei der Formatierung)
  • Vermeidung von eigentümlichen oder zweifelhaften Formatierungen
    (Verzicht auf bunte, uneinheitlich dargestellte, unangemessen platzfüllenden Elemente u. ä.)

Die Grundlagen der Textformatierung für die Doktorarbeit

Ansehnliche Seitenstruktur für die Doktorarbeit

Die nachfolgenden Ausführungen sind vorrangig dann relevant, wenn keine festen Vorgaben oder Empfehlungen bestehen. Denn vor allem in diesem Fall stellt sich die Frage, was bei der Formatierung alles zu beachten ist und wie dabei vorzugehen ist. Das Ziel einer guten Formatierung ist, dass jede einzelne Seite der Arbeit einen optisch ansprechenden und professionellen Eindruck hinterlässt. Nachfolgend werden – nicht programmspezifisch, aber in Anlehnung an das typische Vorgehen in Microsoft Word – die wichtigsten Grundlagen erläutert, die bei der Formatierung einer Doktorarbeit – und auch jeder anderen wissenschaftlichen Arbeit – in jedem Fall beachtet werden sollten.

Die Seiteneinrichtung beginnt mit der Festlegung der Seitenränder. Die Seitenränder sollten immer identisch sein – zwar ist es möglich, die linke und rechte Seite eines Buches abweichend zu formatieren – sodass auch auf der rechten Seite des Buches der äussere Seitenrand grösser oder kleiner ist als der jeweils innere. Allerdings sollten abgesehen von dieser Unterscheidung die Seitenränder stets identisch sein, da abschnittsweise unterschiedliche Seitenränder optisch sofort einen unordentlichen Eindruck machen.

Hinweis

Eine Überschrift einer Ebene darf unterhalb eines Kapitels nie allein stehen, sondern es muss mindestens zwei Abschnitte geben – somit kann es beispielsweise kein 1.1 ohne ein 1.2 geben.

Was hingegen abschnittsweise zu überprüfen ist, sind die Seitenzahlen der Arbeit. So sind zum Beispiel die Verzeichnisse der Arbeit oftmals mit römischen Seitenzahlen zu versehen, während der Text arabische Seitenzahlen erhält; an die Arbeit folgende Verzeichnisse – wie das Literaturverzeichnis – können dann wieder fortlaufend an die römische Seitenzahl aus den vorderen Verzeichnissen – wie dem Inhaltsverzeichnis – anknüpfen.

Die Verzeichnisse in der Doktorarbeit sollten automatisch generiert werden. Dies gilt sowohl für das Inhalts- als auch für das Abbildungs- sowie das Tabellenverzeichnis und ein eventuelles Formelverzeichnis, sofern erforderlich. Diese Verzeichnisse manuell zu erstellen, ist schon bei kürzeren Haus- oder Seminararbeiten und Abschlussarbeiten wie Bachelor- oder Masterarbeit unpraktisch, beim Schreiben einer Doktorarbeit ist es aufgrund des deutlich höheren Umfangs und der sehr hohen Komplexität aber umso dringender zu vermeiden. Die Verzeichnisse können in Programmen wie Microsoft Word ganz leicht automatisch erstellt und beliebig oft aktualisiert werden:

  • Das Inhaltsverzeichnis wird angelegt, indem den Überschriften in der Arbeit entsprechende Formatvorlagen je Überschriftenebene zugewiesen werden. Zudem muss auf fortlaufende und korrekte Nummerierung der Überschriften sämtlicher Ebenen geachtet werden.
  • Andere Verzeichnisse – das Abbildungs-, Tabellen- und ggf. Formelverzeichnis – werden erzeugt, indem für Abbildungen, Tabellen und ggf. Formeln die jeweils korrekten Beschriftungen hinzugefügt werden.

Das richtige Computersystem für die Doktorarbeit

Anders verhält es sich beim Literaturverzeichnis der Arbeit: Es ist dem Autor überlassen, wie die Zitation in der Doktorarbeit gestaltet wird. Zwar kann es Vorgaben zu dem zu verwendenden Zitierstil geben, aber ob dieser mithilfe von automatisch generierten Quellenangaben oder manuell umgesetzt wird, ist Geschmackssache. Zu bedenken ist, dass das Einpflegen von Quellen in eine Literaturverwaltung bei umfangreichen Arbeiten meist eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt – aus zwei Gründen:

  • Anpassungen des gewählten Zitierstils sind leicht möglich – das kann kleine Änderungen betreffen, aber beispielsweise auch einen kompletten Wechsel des Zitierstils. Dadurch, dass die Änderung automatisch erfolgen kann, ist fast gar kein zusätzlicher Zeitaufwand erforderlich.
  • Nicht nur die Quellenangaben im Text, sondern eben auch das bereits erwähnte Literaturverzeichnis werden durch eine Literaturverwaltung automatisch angelegt, sodass die vielen Angaben, die zu jeder referenzierten Quelle zusammengetragen werden müssen, nur mittels Kopieren und Einfügen in die automatische Verwaltung eingegeben werden müssen. Die korrekte Positionierung der Angaben – wie Titel, Verlag, Verlagsort, Herausgeber, Seitenzahlen von Buchabschnitten oder Zeitschriftenartikeln etc. – sowie deren Formatierung – etwa Kursivsetzung, Punkte, Semikola bzw. Kommata u. ä. – werden dann automatisch erzeugt. Neben dem geringeren Zeitaufwand für die Dateneingabe ist als vorteilhaft in dieser Hinsicht auch die Zeitersparnis anzuführen, die aus der nicht erforderlichen Datenprüfung resultiert: Weil die Einträge im Literaturverzeichnis nicht händisch aufgeschrieben, sondern automatisch generiert wurden, sind diese definitiv immer einheitlich aufgebaut, sodass keinerlei Fehlerpotenzial besteht. Weil Flüchtigkeitsfehler also ausgeschlossen sind, entfällt das Erfordernis einer manuellen Überprüfung des gesamten (bei einer Doktorarbeit tendenziell umfangreichen) Literaturverzeichnisses am Ende der Arbeit.

Innerhalb der gesamten Doktorarbeit sollte zudem nur eine einzige Schriftart verwendet werden – zu beachten ist, dass sich für längere Texte eine Schriftart mit Serifen anbietet: Serifenschriften ermöglichen wegen der Haltepunkte, welche die Serifen bieten, einen guten Lesefluss, sodass Probleme wie Verlesen und häufiges Verrutschen in der Zeile vermieden werden. Dies gilt natürlich umso mehr für lange Texte und gedruckte Arbeiten – beides trifft auf die Doktorarbeit definitiv zu. Dabei ist zu beachten, dass auch die Seitenzahlen jedes Abschnitts der Arbeit dieselbe Schriftart haben sollten, auch wenn diese nicht direkt im Text, sondern in der Kopf- oder Fusszeile positioniert werden.

Bei der Einrichtung der Seiten der Doktorarbeit als Ganzes geht es zusammengefasst im Wesentlichen also um die folgenden Punkte:

Hinweis

Übersicht: Formatierung der groben Seitenstruktur in der Doktorarbeit

  • Definition der Seitenränder
    (Einheitlichkeit in allen Abschnitten, ggf. linke und rechte Seiten abweichend)
  • Einfügen der Seitenzahlen
    (Unterscheidung zwischen römischen und arabischen Ziffern, fortlaufende Zählung)
  • Erstellung automatisch generierter Verzeichnisse
     (Inhalts-, Abbildungs-, Tabellen-, ggf. Formel- sowie Literaturverzeichnis)
  • Auswahl einer Schriftart
    (Beibehalten der Schriftart in der gesamten Arbeit, Bevorzugen einer Serifenschrift)

 

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Aufbereitung jeder Seite der Doktorarbeit

Wenn die grobe Seitenstruktur eingerichtet wurde, können die einzelnen Seiten und deren jeweilige Elemente formatiert werden. Eine wichtige Grundregel ist, dass die Formatierung der einzelnen Textabschnitte der Arbeit identisch sein sollte. Das gilt sowohl für den Text als auch für die verwendeten Überschriften unterschiedlicher Ebenen. Zudem sollten die Abstände vor und nach jedem Absatz stets identisch sein – Einheitlichkeit ist eine essenzielle Prämisse bei der Formatierung der Doktorarbeit. Hilfestellung bei der Einhaltung der (im Regelfall selbst) definierten Grade und Abstände leisten Formatvorlagen, die für jede Überschriftenebene und jede Art von Absatz definiert werden sollten. Jedem kleinsten Stückchen Text in der Arbeitsdatei sollte eine Formatvorlage zugewiesen werden. Das Ziel hierbei ist es, dass wirklich jede Überschrift, jede Abbildungs- oder Tabellenbeschriftung, jede Formel und jeder Absatz in Bezug auf die Formatierung gleich aussieht – und nicht zum Beispiel eine Überschrift einige Schriftgrade kleiner ist als eine andere Überschrift der gleichen Ebene.

Auch die Fussnoten, sofern in der Doktorarbeit welche auftauchen, sollten alle gleich formatiert sein. In Fussnoten kann zum einen zitiert werden, zum anderen können darin wichtige Anmerkungen stehen, die weiterführende Hinweise zu der erläuterten Thematik enthalten, jedoch ggf. nicht Teil des Kernthemas der Arbeit sind. Die Angaben in Fussnoten müssen immer kleiner als der reguläre Text sein, sie müssen die identische Schriftart aufweisen wie der Text und sie müssen von diesem Text separiert positioniert werden – im sogenannten Fussnotenapparat.

Wörtliche Zitate im Text sind ab einer bestimmten Länge (ab einer festgelegten Wort- oder Zeilenanzahl, die das Zitat einnimmt) eingerückt darzustellen, um sie optisch von dem eigenen Text zu separieren. Auch in diesem Fall sollte mit einer Formatvorlage gearbeitet werden, damit jedes längere wörtliche Zitat gleich aussieht.

Hervorhebungen im Text werden in vielen Arbeiten mittels Kursivsetzung gekennzeichnet. Alternativen sind Anführungszeichen, Hochkommata oder – nur in seltenen Fällen erlaubt – Fettsetzung. Auch in diesem Fall ist Einheitlichkeit oberstes Gebot; wenn eine Textpassage kursiv hervorgehoben wurde, sollte die nächste Hervorhebung nicht fett oder in Hochkommata formatiert werden.

Hinweis

Die jeweils eingefügten Abbildungs- und Tabellennummern bilden die Grundlage für das automatisch generierte Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis. Analog gilt dies auch für ein eventuelles Formelverzeichnis.

Die Beschriftung von Abbildungen bzw. Tabellen ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Formatierung einer Doktorarbeit. Abbildungen und Tabellen müssen mit einer fortlaufenden, automatisch aktualisierbaren Nummer, einem Titel und einer Quelle versehen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Nummer und der Titel im Falle von Tabellen oftmals oberhalb der Darstellung und im Falle von Abbildungen unterhalb der Darstellung positioniert werden müssen. Die Quelle (anzugeben auch im Falle einer eigens erstellten Darstellung) wird hingegen immer unterhalb der Darstellung notiert – unabhängig davon, ob es sich um eine Tabelle oder eine Abbildung handelt. Auch für das Erstellen dieser Beschriftungen sollte auf Formatvorlagen zurückgegriffen werden.

Hinweis

Für viele Programme, die für das Schreiben der Dissertation infrage kommen, können online (teils kostenfrei) Vorlagen heruntergeladen werden, die im Rahmen der Formatierung helfen.

In Programmen wie Microsoft Word stellen das Definieren, Anpassen und Zuweisen von Formatvorlagen leicht und relativ schnell zu erledigende Aufgaben dar – und sind die Formatvorlagen einmal definiert, entsteht im Handumdrehen ein optisch einwandfrei aufbereiteter und gut lesbarer Text. In anderen Programmen als Microsoft Word kann eine andere Funktionsweise zum Ziel führen. So müssen etwa in LaTeX Befehle zur Formatierung eingetippt werden, sodass hier die Durchführung der Formatierung ein wenig an Programmierung erinnert – was ggf. zu Beginn mehr Einarbeitungszeit erfordern kann.

Die wichtigsten Aspekte der Gestaltung der einzelnen Seiten der Doktorarbeit sind zusammengefasst die folgenden:

Übersicht

Gestaltung der einzelnen Seiten in der Dissertation

  • Sicherstellung von Einheitlichkeit
    (identische Formatierung von Absätzen, Überschriften und sonstigen Elementen)
  • Definition von Formatvorlagen bzw. einheitlichen Formatierungsbefehlen
    (Beispiele: Standard-Absatz, Überschrift, Fussnote, Zitat, Hervorhebung, Beschriftung)

 

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